اسناد و مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکتها
اسناد مورد نیاز ثبت شرکتها
تاسیس همه شرکتهای مزبور در قانون تجارت مولکول به تنظیم شرکت نامه رسمی است. ماده ۲ آیین نامه اجرایی قانون تاسیس شرکتها مصوب 1311 تصریح می‌کند که در هر محلی که اداره ثبت اسناد و یا دفتر اسناد رسمی موجود است. شرکتهای تجارتی که در آن محل تشکیل می‌شود، باید به موجب شرکت نامه تشکیل گردد. و بند ۲ ماده ۴۷ قانون ثبت نیز ثبت شرکت نامه را اجباری می‌داند. البته لازم به ذکر است در مورد شرکتهای سهامی عام و خاص به موجب مواد ۶ و ۱۸ و ۲۰ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت مصوب 24/12/1347 تنظیم شرکت نامه لازم نیست. و تنظیم اظهارنامه کافی خواهد بود.
تنظیم شرکت نامه چگونه است؟
شرکت نامه، قرارداد تشکیل شرکت است و تفاوت آن با اساسنامه این است که شرکت نامه عقد شرکت بوده و قصد و رضای شرکا را برای تشکیل شرکت طبق اصول و شرایطی که در آن پیش‌بینی می‌شود اعلام میدارد، ولی اساسنامه دستورالعمل و سازمان شرکت است در طول مدت فعالیت شرکت.
نحوۀ تنظیم اظهارنامه شرکت
در خصوص شرکتهای سهامی خاص و عام، اداره ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری در اجرای مواد ۶ و 20 ل. ا. قانون تجارت اظهارنامه‌ای را به صورت اوراق چاپی تهیه کرده که در اوراق همان تقاضانامه ثبت شرکت بوده که باید در 2 نسخه مطابق مندرجات مذکور در ماده 7 ل. ا. ق. ت تنظیم شده و به امضای کلیه مؤسسین شرکت برسد.
تنظیم اساسنامه شرکت ها
اساسنامه شرکت ها دربرگیرندۀ نحوه اداره شرکت و اساس تشکیلات و عمل شرکت را معین می‌کند. اساسنامه شرکت را نمی‌توان بر اساس قرارداد تشریح نمود، زیرا در قرارداد رضایت همه طرفین قرارداد برای تصویب یا تغییر آن لازم است. در صورتی که قانون تجارت ایران، تصویب اساسنامه را به اکثریت تجویز می‌کند.
قانون تجارت ایران، تنظیم اساسنامه شرکت را برای همه شرکتها ضروری دانسته است. اما برای شرکتهای سهامی خاص و عام، تنظیم و تصویب اساسنامه لازم و ضروری میباشد.
ماده 4 نظام‌نامه راجع به مواد ۱۹۶ و ۱۹۷ و ۱۹۸ قانون تجارت مصوب 1311 نیز در خصوص مدارک لازم برای ثبت شرکتها و در مقابل کلمه اساسنامه عبارت «اگر باشد» را برای ثبت شرکت با مسئولیت محدود، نسبی، تضامنی، مختلط غیر سهامی و تعاونی آورده است. که نشان از اختیاری بودن ارائه اساسنامه برای تاسیس شرکتهای مذکور دارد، ولی شرکتهای مذکور نیز می‌توانند در صورت تمایل، اساسنامه داشته باشند.
مدرک مورد نیاز برای ثبت شرکتهای سهامی
- 2 نسخه اصل از شرکت نامه.
- 2 نسخه مصدق از اساسنامه شرکت.
- نوشته به امضا مدیر شرکت حاکی از تعهد پرداخت کلیه سرمایه و پرداخت واقعی لااقل ثلث آن.
- اسامی شرکا با تعیین نام و نام خانوادگی و عده سهام هر یک از آنها.
سواد مصدق از تصمیمات مجمع عمومی صاحبان سهام در موارد مذکور در مواد 40 و 41 و 44 قانون تجارت ایران.
مدارک لازم برای ثبت شرکتهای با مؤسسات محدود
- یک نسخه مصدق از شرکتنامه.
- یک نسخه مصدق از اساسنامه مصوب (اگر باشد) شده‌اند.
- اسامی شریک یا شرکایی که برای اداره کردن شرکت انتخاب شده اند.
- نوشته به امضای مدیر شرکت حاکی از پرداخت تمام سرمایه نقدی و تسلیم تمام سرمایه غیر نقدی با تعیین حصههای غیر نقدی.
- فهرست اسامی شریک یا شرکایی که برای اداره کردن شرکت معین.
- نوشته به امضای مدیر شرکت حاکی از پرداخت کلیه سرمایه نقدی و تسلیم تمام سرمایه غیر نقدی با تعیین حصههای غیر نقدی.
- . در حال حاضر برای تاسیس شرکت با مسئولیت محدود در اداره ثبت شرکت های محل مدارک ذیل باید از طرف متقاضی تهیه و تحویل اداره ثبت شرکتها شود:
- 1- 2 برگ تقاضانامه شرکت مسئولیت محدود و تکمیل آن و امضا ذیل تقاضانامه توسط همه سهامداران.
- 2- دو برگ شرکت نامه شرکت با مسئولیت محدود و تکمیل آن و امضا ذیل شرکت نامه توسط کلیه سهامداران.
- تذکر: اوراق تقاضانامه و شرکت نامه به دلیل بهادار بودن صرفاً لازم است که از محل اداره ثبت شرکت ها تهیه گردند.
- 3- دو جلد اساسنامه مصوب شرکت با مسئولیت محدود و امضا ذیل تمام صفحات آن توسط کلیه سهامداران.
- 4- دو نسخه صورت جلسه مجمع عمومی مؤسسین و صورتجلسه هیئت مدیره که به امضای سهامداران و بازرسین رسیده باشد.
- 5- دو نسخه صورت جلسه هیئت مدیره که به امضای مدیران منتخب مجمع رسیده باشد.
- 6- تصویر شناسنامه و مونه صورت جلسه هیات مدیره ثبت شرکتها روش تعیین اسم
- 7- کارت ملی برابر اصل شده همه سهامداران و در صورتی که مدیر عامل خارج از اعضای هیات مدیره باشد. (برابر اصل در مراجع قضایی یا دفاتر اسناد رسمی صورت می‌گیرد).
- 8- تصویر شناسنامه و کارت ملی بازرسین
- 9- معرفی‌نامه نمایندگان، در صورتی که سهامداران و اعضای هیات مدیره شرکت از بین اشخاص حقوقی باشند. ارائه تصویر روزنامه رسمی آگهی تأسیس یا آخرین تغییرات آن.
- 10- تأییدیه هیات مدیره اشخاص حقوقی سهامدار، مبنی بر غیر دولتی بودن آن.